Conheça os impactos do e-social no RH

O eSocial é um Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Os impactos do eSocial no RH são muitos, e levam milhares de profissionais a pesquisar todos os dias sobre como lidar com esse sistema.

Como muitos gestores e profissionais de RH já devem saber, o sistema foi criado pelo Governo Federal no ano de 2014, porém, só se tornou obrigatório para algumas empresas a partir do dia 1.º de julho de 2018. Isso por que não foram todas as empresas que tiveram a obrigatoriedade de cumprir as regras do eSocial a partir desta data

A implantação do sistema deixou as relações entre empregadores e colaboradores mais transparentes, sendo isso um fator especialmente importante para aquelas companhias que não contavam com um efetivo controle das rotinas de trabalho do RH. Adaptar-se ao novo sistema foi mais complicado para quem ainda não utilizava softwares voltados para a gestão do departamento pessoal.

Neste post, você vai entender um pouco mais sobre o eSocial e sobre a relação do projeto com a Reforma Trabalhista. Além disso, também vai conhecer os impactos da novidade nas atividades de RH.

Tudo pronto? Então vamos em frente!

O que é eSocial: entenda o programa

Em essência, o eSocial pode ser descrito como uma folha de pagamento digital exigida pelo governo.

Na prática, a operação deve ser integrada ao software já utilizado para executar as rotinas da gestão humana nas organizações, emitindo relatórios regulados que são automaticamente remetidos aos seguintes itens:

• Receita Federal;
• Ministério do Trabalho;
• Caixa Econômica Federal;
• INSS.

E por que todas essas instituições estão envolvidas na transação do eSocial? Porque, além de automatizar as rotinas pertinentes à administração de pessoal de acordo com os parâmetros da empresa, o programa também prevê que as informações enviadas sejam utilizadas para atribuir encargos e assegurar benefícios, por exemplo.

O relatório de eSocial, portanto, é a documentação que relata as informações dos funcionários à Caged, GFID, Rais e outros órgãos.

Dados sobre admissões e desligamentos, horas trabalhadas, alterações salariais e folha e pagamento também estão incluídos e são analisados pelo governo.

O que o eSocial altera nas empresas?

Algumas rotinas deverão ser adaptadas ao eSocial, para não ocorrer a possibilidade da empresa ter penalidades por falta de atenção. Por isso, fique atento as obrigações e as multas em caso de não adequação as regras do eSocial:

Registro de admissão do colaborador 24h antes

A informação de admissão para o registro do empregado deverá ser informada 24h antes do início das atividades.

Alterações no cadastro do colaborador e no contrato de trabalho

Com a implantação do eSocial, é obrigatório que todas as informações estejam atualizadas, sejam relativas a cadastro (endereço, telefone, etc.), ou contrato de trabalho (horas de trabalho, por ex.).

Caso a empresa não faça essas atualizações, poderá ser autuada em até R$600,00 por colaborador.

Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)

Em caso de acidente do colaborador, o CAT deverá ser informado no dia seguinte à ocorrência. No caso de falecimento, deverá ser informado imediatamente. As possíveis multas para essas situações devem variar entre o limite e o máximo do salário de contribuição.

Folha de pagamento conforme as regras do eSocial

O documento da folha de pagamento deve ser preenchido em conformidade com as regras do eSocial e a empresa deverá cadastrar todas essas informações até o dia 7 do mês subsequente ao trabalhado.

A empresa que não se adequar pode pagar uma multa com valor a partir de R$ 1.812,17.

Uma ótima ideia para reduzir erros, nestes casos, é contar com sistemas automatizados que facilitam a gestão, como o Consignet!

Afastamento temporário

Se o funcionário ficar afastado da empresa por mais de 3 dias, essa informação deverá ser passada ao eSocial. Se o afastamento não for informado, a empresa estará sujeita a uma multa que será determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

Os impactos do eSocial no RH

Aumento de eficiência

O primeiro efeito que os departamentos de Recursos Humanos sentiram com o eSocial foi a necessidade de serem eficientes em relação aos apontamentos sobre os funcionários.

Toda a gestão — que em empresas pequenas costuma ser feita por meio de planilhas e em empresas grandes é, comumente, realizada em um software — foi aprimorada para que o programa não seja alimentado com nenhuma informação incorreta. Caso contrário, o erro será acusado e a empresa terá de arcar com as consequências.

De forma geral, as pessoas jurídicas se tornaram menos propensas a incorrer em passivos fiscais e trabalhistas, pois os direitos do trabalhador ficam mais resguardados.

Essa característica confere importância adicional ao departamento de Recursos Humanos, transformando-o em uma área que zela diretamente pelos resultados financeiros da empresa.

Não que antes o RH já não tivesse impacto nos resultados, mas após a mudança, foi mais fácil para os gestores assimilarem o quanto esse setor pode evitar de prejuízo com o uso correto do eSocial.

Conhecimento da legislação trabalhista

O segundo efeito do eSocial nas organizações é a necessidade de que os gestores de todas as áreas tenham conhecimento significativo sobre a legislação trabalhista brasileira. Os gestores de algumas áreas desconhecem muitos dos requisitos básicos da lei e acabam transferindo toda a responsabilidade para os profissionais de DP — o que pode causar certa vulnerabilidade.

A partir do momento em que o sistema governamental entrou em vigor em junho de 2018, se tornou essencial que todos os gestores sempre saibam, por exemplo, como conduzir admissões e desligamentos.

Integração com segurança e medicina do trabalho

Além da aproximação entre Departamento Pessoal, Contabilidade e Jurídico, a empresa também ficou mais integrada com a Segurança e Medicina do Trabalho. Isso porque alguns eventos do eSocial, como admissão do trabalhador, comunicação de acidente de trabalho e monitoramento da saúde do trabalhador têm um canal direto com os profissionais do SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho).

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