Como organizar contratos da melhor maneira? 11 dicas!

O dia a dia de uma empresa é repleta de diferentes tipos de documentos e, para que o negócio rode de forma estruturada e sem problemas, é preciso ordená-los de forma assertiva. Logo, saber como organizar contratos é um passo importante na hora de desenvolver sua marca. 

A ordenação de todos os documentos da empresa contribui para a gestão da informação, um conjunto de processos que visam reunir, armazenar e assegurar que todos os dados do negócio estejam bem organizados, criando um ambiente com menos problemas e erros decorrentes da perda de arquivos, por exemplo. 

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Para te ajudar a organizar contratos de forma simples e prática, construindo, assim, um processo bem estruturado, separamos 11 dicas para sua empresa. Continue a leitura e confira! 

1. Escolha um local de armazenamento

O primeiro passo para realizar a organização dos contratos é definir um único lugar para guardar o arquivo, deixando-o devidamente separados de outros documentos da sua empresa, a fim de que não haja bagunça e confusão. 

O ideal é evitar caixas, pois elas não permitem a visualização detalhada de cada item. Dessa forma, as pastas organizadoras – que possuem etiquetas –, os ficheiros e os armários para arquivos são as melhores opções. 

É válido manter em mente, ainda, os cuidados para garantir a durabilidade dos arquivos. Por serem documentos importantes para sua empresa, é preciso analisar a temperatura e a iluminação do ambiente, que podem danificar o papel a longo prazo. 

Além disso, ao definir um local específico para guardar cada contrato, você cuida para que sujeiras não entrem em contato com o arquivo, o que poderia estragá-lo.

2. Digitalize os contratos

O contrato é um documento fundamental para que seu negócio não tenha problemas e, por isso, é preciso armazená-lo com excelência de diversas maneiras. A digitalização é uma ótima forma de fazer isso! 

O processo consiste em escanear determinado arquivo e salvá-lo digitalmente, no computador, no HD externo ou, melhor ainda, na nuvem. 

Para escanear um documento, você pode utilizar uma máquina propícia para isso ou seu próprio aparelho celular. Aplicativos sanam essa necessidade, como o Microsoft Lens (disponível para Android e para iOS). 

3. Use as nuvens digitais

O sistema de nuvens online é uma ótima maneira de zelar pela sua gestão de contratos. Trata-se de sites, como OneDrive e Google Drive, na qual você possui espaço disponível para armazenar documentos online. 

Assim, eles podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento. Ademais, é uma forma de zelar pela segurança da informação, evitando que o tempo deteriore os arquivos, e de diminuir o número de papeis armazenados fisicamente. 

As nuvens online cedem espaço gratuito e, quando o limite for atingido, você pode contratar mais capacidade. 

Essa tecnologia também é indicada para quem já está salvando os documentos em computadores, pois evita que você tenha dificuldade para acessá-los novamente ou que perca completamente o arquivo, em casos de quebra de máquinas. 

Dentro dela, é possível criar pastas e subpastas para ordenar os contratos. Portanto, organize os documentos em uma nuvem e garanta a estruturação e a segurança de cada um dos arquivos. 

Compreendendo a importância de organizar os contratos em local físico e virtual, é preciso compreender como fazer isso da melhora forma, com dicas adaptáveis para ambos os lugares de armazenagem. 

4. Crie pastas

Ordenar os contratos em pastas é fundamental para que eles consigam ser acessados com mais facilidade no dia a dia, sempre que a necessidade surgir. É possível separá-los por tema, categoria, assunto, clientes e fornecedores. 

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Os critérios variam de acordo com seu objetivo e podem ser combinados. Logo, é possível organizar os contratos por tema e cliente, por exemplo. O importante é estabelecer uma metodologia que possa ser entendida e replicada pela equipe, para que todos consigam ordenar e acessar os documentos sozinhos. 

5. Atente-se à data

A data de validade ou de duração de uma documentação é outra informação que deve ser analisada e levada em consideração na hora de organizar seus contratos. Dessa forma, você categoriza os contratos mantendo aqueles que estão para vencer sempre à frente. 

Mantendo-se sempre atento às datas dos contratos, é possível gerir melhor os documentos, realizando, inclusive, o descarte após o prazo de guarda dos arquivos. 

Esse processo diminui o risco de erros e de problemas, pois a equipe ficará constantemente atenta ao prazo de duração de cada contrato fechado, zelando para que ele seja cumprido. 

6. Armazene de acordo com o estágio do contrato

Outra opção é criar categorias especiais de armazenamento para organizar os documentos, como “contratos com problemas”, “contratos finalizados”, “contratos cancelados”, entre outros. 

Assim, você move os arquivos entre essas categorias e usa outras classificações para segmentar ainda mais a ordenação deles. Ademais, no caso de contratos com problemas ou cancelados, é possível analisar quais erros levaram a esses desvios do padrão de qualidade e trabalhar para solucioná-los. 

7. Dê nome aos contratos

Ao guardar o contrato em sua devida repartição de acordo com a data e a categoria, é importante nomeá-lo, com o auxílio de uma etiqueta, por exemplo. 

É válido, ainda, organizar esses documentos por ordem alfabética, para que localizá-los seja mais rápido e prático. 

8. Formalize o processo

Com a maneira de organização determinada, ou seja, levantando a ordem com que os contratos serão ordenados, como eles serão nomeados e, por fim, como eles serão arquivados, é a hora de desenvolver um documento que formalize este processo. 

Além de colocar o processo em vigência, o documento pode ser usado para instruir a equipe, tendo em mente que várias pessoas utilizarão os locais de armazenamento dos contratos – seja ele físico ou virtual. 

9. Estabeleça regras para o acesso

Com o documento ensinando a organizar os contratos desenvolvido, é fundamental se perguntar quem realmente precisa acessar os documentos, para não dar acesso ao armário e às pastas da nuvem para pessoas que não precisam e que podem acabar atrapalhando a ordenação. 

Além disso, os contratos são documentos importantes e com dados confidenciais, de forma que é preciso analisar com cuidado quem pode acessá-los. Por isso, analise com atenção quem poderá abrir os arquivos.  

10. Treine a equipe

Além do documento citado, é válido marcar um treinamento com a equipe, para tirar dúvidas sobre como organizar contratos da melhor forma. Assim, você garante que nenhum erro acontecerá conforme os documentos forem arquivados. 

Envolver o time na rotina de organização é importante, também, para que você não fique sobrecarregado com a ordenação dos arquivos, atividade que pode demorar algumas horas se feita em larga escala. 

11. Use a tecnologia

Por fim, a dica é utilizar da tecnologia para organizar contratos da melhor maneira. Além da nuvem digital, é possível contratar uma ferramenta online para subir seus documentos e organizá-los. 

Dessa forma, você conta com uma tecnologia específica para ordenação de contratos, o que facilita o dia a dia e otimiza o tempo. 

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