Por que automatizar processos de RH e quais as vantagens?

Quem nunca ouviu a frase “tempo é dinheiro”? Se pudéssemos mensurar em valores, quanto custaria aqueles minutos ou aquelas horas de sua vida dedicados ao trabalho repetitivo do dia a dia em um ambiente de RH? 

A execução de atividades que parecem pequenas acaba tirando, do dia a dia, uma boa parcela de rendimento de trabalho que poderia ser remanejado para outras tarefas. Por isso, o aumento da produtividade é uma das respostas para a pergunta “por que automatizar processos?”, porém não a única!

Pois bem, devemos considerar sempre a pergunta acima, uma vez que a rotina muitas vezes nos consome e nem sequer damos conta. Afinal, se de alguma forma você pudesse transformar parte daqueles afazeres em uma “rotina automatizada”, na qual regras são respeitadas, dados são trocados com agilidade e com segurança, e resultados são entregues aos envolvidos, o processo se tornaria mais eficaz.  

Há, ainda, o fator tempo, que merece lugar de destaque, pois a automatização atua diretamente sobre ele, fazendo com que os colaboradores envolvidos no processo direcionem esforços para aquilo que é mais importante, como o atendimento ao cliente (interno ou externo) e o desenvolvimento profissional, pessoal ou de um grupo. 

Além disso, participações em cursos de especialização podem aumentar, da mesma forma como a evolução profissional dentro de sua organização tende a crescer, resultando na aderência de colaboradores em projetos focados na melhoria continua da unidade. 

Logo, não faltará oportunidades para fazer do seu tempo mais produtivo e ainda acrescentar ganhos na qualidade de trabalho.  

Na rotina de profissionais de RH, essas tarefas são intensificadas, pois a coleta de informações para o fechamento da folha de pagamento, por exemplo, faz com que haja um movimento intenso na busca e na preparação de informações que a alimentarão mês a mês. 

É comum que eventos descontados em folha, como consignados, benefícios e convênios, sejam coletados juntos a seus prestadores de serviço (instituições financeiras, farmácias, cartões de benefícios, academias, planos de saúde e odontológicos etc), de forma que podem ser acessados em plataformas especificas, recebidos por meio de planilhas via e-mail ou até mesmo por relatórios físicos.  

O fato é que o movimento é feito individualmente, tratado e transformado em um arquivo que seja compatível com o sistema de folha que a empresa opera. Em outras palavras, ao realizar o mapeamento do processo, é possível verificar que dá trabalho! 

Ao olhar para todo o panorama é comum perceber pontos de melhorias dentro de sua organização. Por isso, estamos falando de automatização. É nesse momento que um sistema de gestão, como o Consignet entra, fazendo com que a dita rotina passe a ser administrada de forma autônoma pela ferramenta, que por sua vez está programada para atender todas a regras e diretrizes pré-estabelecidas pela empresa parceira e seus conveniados.  

Compreendendo todo o contexto, é hora de entender porque automatizar processos! No entanto, antes, é válido compreender o que isso significa na prática. Continue a leitura e entenda mais! 

O que é automação de processos? 

A automação de processos é uma estratégia na qual determinada atividade – rotineira, como já pontuado – é otimizada, geralmente por meio da tecnologia.  

Dessa forma, os trabalhos se tornam mais fáceis e menos suscetíveis a erros, que podem acontecer em casos de atividades manuais. Atualmente, existem inúmeros softwares disponíveis para automatizar tarefas de inúmeras áreas dentro de uma organização. 

Ao automatizar seus processos, você conta com uma série de benefícios. Conheça mais cada um deles abaixo. 

Benefícios da automatização de processos 

São inúmeros os fatores que podem proporcionar aos colaboradores um ambiente saudável, mais participativo e com menos estresse, de maneira que eles performem naquilo que têm de melhor. Nesse sentido, a automatização ajuda a utilizar os membros da equipe da melhor forma. Entenda mais benefícios: 

1. Redução de custos 

Ao automatizar determinadas atividades, você garante que elas serão realizadas de maneira eficaz e com menos abertura a erros e a desvios. Logo, problemas que poderiam resultar em prejuízos são evitados antes mesmo de se tornarem reais. 

Além disso, na hora de automatizar os processos, acontece o mapeamento deles. Durante essa prática, é possível identificar ineficiências e desperdícios de materiais ou de mão de obra, por exemplo, o que permite implementar melhorias estratégias para melhorar os resultados do seu negócio. 

2. Gestão da informação 

Ao automatizar processos por meio de softwares, você garante que as informações do seu negócio ficarão reunidas e armazenadas na mesma tecnologia, evitando perdas, esquecimentos e descentralização de dados. 

Logo, toda a equipe consegue acessar as informações do seu negócio no mesmo lugar, o que gera mais organização e a promoção de dados históricos, os quais podem ser utilizados para implementar ações e para análises futuras. 

Diferentes setores também podem acessar determinados documentos no mesmo lugar, evitando dependência, aumentando a transparência e zelando pela manutenção do conhecimento, que se torna armazenado para futuros colaboradores. 

No caso do departamento de Gestão de Pessoas, por exemplo, um sistema de gestão de folhas de pagamentos pode realizar todos os descontos de forma automática. 

3. Diminuição de erros 

Os softwares de gestão diminuem os riscos de erros, como já comentado, pois funcionam de forma automática e não dependem de trabalhos manuais, os quais estão suscetíveis a esquecimentos ou pequenos desvios. 

4. Segurança e eficácia 

Com menos erros, a gestão se torna mais segura e assertiva. Além disso, com a informação centralizada, é possível acompanhar os dados da sua empresa em um único lugar e com poucos cliques. 

Logo, além de garantir atividades mais orientadas, a automatização de processos pode ser útil na hora de identificar dores e de tirar insights para ações de vendas ou de retenção da equipe. 

5. Aumento da produtividade 

Ao contar com uma tecnologia desenvolvendo atividades rotineiras, você aumenta a produtividade da equipe, que consegue focar em outras ações que fazem sentido para sua marca e que trarão mais resultados. 

Tarefas repetitivas e que costumavam consumir dias da equipe podem ser otimizadas por meio de diversos softwares de gestão, que podem ser implementados no RH, no financeiro, no marketing etc. 

6. Desenvolvimento da equipe 

O benefício de contar com um programa realizando determinadas tarefas também influencia no desenvolvimento da equipe – fato que impacta diretamente o crescimento do seu negócio, afinal, um time capacitado é capaz de promover grandes transformações. 

Ao ter mais tempo, os colaboradores podem focar em suas carreiras, realizarem cursos, promoverem mais conhecimento e, ainda, ficarem mais contentes por estarem em uma empresa que estimula seu desenvolvimento. 

7. Foco estratégico 

Ao deixar determinadas tarefas operacionais de lado, os colaboradores podem focar estrategicamente em ações que de fato fazem sentido para sua empresa. 

Por exemplo, o RH pode buscar por atividades que trabalharão a retenção dos colaboradores e que aumentarão a satisfação do time. Ademais, outros patamares poderão ser atingidos, como a procura pelo reconhecimento Great Place to Work, um selo bastante importante para empresas atualmente. 

8. Otimização do tempo 

Como resultado das atividades processuais e manuais sendo realizados por meio de inteligência artificial, o tempo da equipe é otimizado e outras tarefas podem ser priorizadas no fluxo. 

Dessa forma, traçar os rumos para que sua empresa cresça fica mais simples, pois o time deixa de cumprir pequenas tarefas para focar no futuro e no sucesso do seu negócio. 

9. Padronização de tarefas 

Ao contar com um sistema automatizando suas tarefas, você garante que todas elas serão padronizadas e realizadas da mesma maneira. Isso impacta na diminuição de erro humano, já citada, e na gestão da organização como um todo. 

Logo, a automatização de processos proporciona uma série de benefícios para seu negócio e pode ser implementada em diversos setores. 

É importante destacar que, ao contrário do que se pensa, a automatização não vem para tomar o lugar daquele colaborador dedicado e comprometido. Essa ação tem como principal característica proporcionar ao colaborador tempo para se engajar nos assuntos mais latentes do setor, proporcionando momentos para que o mesmo participe de atividades diversificadas. 

Por meio da automatização, proporcione aos colaboradores: tempo com qualidade, jornadas com mais positividade e com mais entregas de valor, engajamento e qualificação da equipe, deixando as rotinas para as máquinas. 

Agora que você já sabe a resposta para a questão “por que automatizar processos?”, que tal começar a automatizar os processos do DP ou do RH da sua empresa? 

O Consignet é um sistema de gestão para RH, capaz de otimizar atividades relacionadas à folha de pagamento e melhorar a produtividade da sua equipe. Para conhecer mais sobre ele, clique na imagem abaixo! 

Sobre o autor 

Nilton P. Mardegan Jr. é formado em Administração de Empresas pela PUC/Paraná – 2005. 

Na DB1, atua na Unidade Consignet como Consultor Comercial do setor Corporativo.

Contato: nilton.junior@consignet.com.br

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