Festa de fim de ano empresarial: como organizar a sua?

No decorrer do ano, existem várias datas que podem ser comemoradas para deixar todos os colaboradores contentes. Nesse sentido, organizar uma festa de fim de ano empresarial é uma ótima oportunidade para celebrar metas batidas, aprendizados, desenvolvimento e, claro, o encerramento de mais um ciclo. 

Os eventos corporativos requerem planejamento, investimento, boas ideias e muito ânimo. Para que a comemoração de final de ano seja um sucesso, organização é a chave principal de todo o processo. 

Portanto, separamos dicas para festa de fim de ano da empresa que facilitarão na hora de fazer a sua com excelência. Para conferi-las, basta continuar a leitura! 

Como organizar uma festa de fim de ano na empresa? 

A estruturação da confraternização da empresa de fim de ano é composta de várias etapas, para que nenhuma necessidade seja esquecida no processo de tornar o evento real. Segui-las é fundamental para ter uma comemoração criativa e bem organizada. 

1. Planeje com antecedência 

Organizar o evento de fim de ano da empresa de última hora torna mais difícil garantir qualidade durante a festa. Além disso, diminui as possibilidades de escolha, pois salões e buffets poderão já estar com a agenda lotada, afinal, a época é repleta de comemorações. 

Com menos possibilidade de escolha, o orçamento também pode ser prejudicado, pois os melhores custos-benefícios já estarão ocupados. Portanto, a antecedência é a melhor amiga de uma festa de confraternização de sucesso. 

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Para eventos que acontecerão em dezembro, a organização deve começar no final de setembro e no começo de outro – no máximo! Aliás, caso você precise de um salão externo, precisará se programar para alugá-lo no começo do ano, pois a concorrência é maior.

Outra razão para ter um bom período de tempo para idealizar sua festa é contar com um prazo para maturar ideias. Assim, você toma decisões mais assertivas, estratégicas e que fazem sentido para seus colaboradores, fazendo-os valorizar o evento. 

Portanto, na hora de organizar o calendário de ações anuais do seu negócio, garanta espaço para a celebração de fim de ano. Assim, você se certifica de que não esquecerá de organizá-la a tempo e com qualidade. 

2. Defina o orçamento 

Com base no orçamento estabelecido, será possível pensar em investimentos que caibam dentro do seu limite financeiro. Pensar com calma no valor específico da festa é fundamental para todas as escolhas que irão compor o evento, como definição do cardápio, do local, dos brindes etc. 

Quando falamos sobre orçamento, é válido trabalhar com a estruturação de cenários: o positivo, o realista e o negativo.  

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No primeiro, o valor estipulado se refere a uma situação em que você gasta menos do que o esperado. Promoções, descontos e parcerias podem ser alguns dos motivos para baratear o investimento e tornar o cenário positivo possível. 

Na segunda circunstância, ou seja, a realista, os gastos ficam dentro do esperado. É o cenário ideal, por não contar com grandes surpresas. 

Por fim, existe a conjuntura negativa, na qual os preços sobem exponencialmente e você gasta mais do que o planejado com a festa de fim de ano. Este é o cenário mais perigoso e você deve zelar para que ele não seja atingido, mesmo que, para isso, tenha que cortar alguns investimentos. 

3. Feche o número de convidados 

Quem será envolvido na festa de fim de ano da sua empresa? É possível convidar apenas os colaboradores, eles e os familiares ou até definir um limite de convidados que cada funcionário pode levar. 

É válido lembrar que o número de pessoas impacta diretamente no seu orçamento e no restante da festa, pois o tamanho do salão, a quantidade de bebida e de comida, o número de brindes – e outros – são afetados. 

Você pode pensar, ainda, em cobrar entradas extras – ou seja, convidados externos ao seu negócio pagarão à parte. Apenas avalie se isso fará sentido para sua organização, pois, dependendo do perfil dos funcionários, essa decisão pode causar um clima negativo. 

4. Escolha o local da festa 

Com o número de convidados e o orçamento definido, é hora de escolher o local da festa. Caso envolva apenas os colaboradores, ela pode ser feita até na sua sede.  

Por outro lado, caso queira gerar um impacto maior com seu evento, é válido contratar um salão externo. Assim, o evento pode acolher mais pessoas e ficará ainda mais especial, afinal, levará os colaboradores para celebrar em outro lugar. 

5. Pense em um tema 

Os temas para festa de fim de ano da empresa são maneiras de inovar e de surpreender os colaboradores em cada celebração. Conforme o tempo passa, eles ficarão cada vez mais ansioso e animados para conferir como será o evento. 

Luau, baile de gala, festa culturais – havaiana, mexicana, italiana, japonesa etc. –, anos 80, à fantasia e diversos outros temas podem guiar sua festa e inspirar vestimenta, cardápio, decoração e outros elementos. 

Você pode, ainda, usar os feriados de fim de ano a seu favor, criando festas natalinas ou com a temática branca, como homenagem a Ano Novo. 

6. Defina o cardápio 

As comidas e as bebidas são grandes elementos de uma festa. Por isso, defina seu cardápio com atenção, pensando no que agradará seus colaboradores. 

É importante, na hora de escolher os pratos, ser inclusivo. Selecione opções vegetarianas, veganas, sem lactose e sem glúten para seu cardápio. Assim, você garante que pessoas com diferentes necessidades alimentares curtirão a celebração. 

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Equilibrar bebidas alcoólicas com opções sem álcool é importante para que não haja problemas na festa. Você pode optar por cerveja, refrigerante, vinho, suco e, claro, água. Utilizar o tema do evento para compor o cardápio também é uma ótima ideia. 

7. Invista em decoração 

Outro elemento importante da ambientação em sua festa de fim de ano é a decoração, principalmente nos eventos temáticos. Lugares com composição agradável deixam as pessoas confortáveis e aumentam o prazer da celebração. 

Na hora de decorar o espaço, não é preciso grandes investimentos. Mesas organizadas, boa iluminação e acessórios básicos já criam uma ambientação acolhedora. Em festas temáticas, é possível usar adereços que lembrem a inspiração do evento. 

8. Opte por bons fornecedores 

Contar com bons fornecedores na hora de fechar a decoração, o salão e o cardápio da sua festa é fundamental. Lembre-se que são eles quem criarão a imagem do evento na mente dos colaboradores, portanto, impactam diretamente em uma experiência negativa ou positiva. 

Antes de fechar contratos, faça pesquisas com outras pessoas e verifique a reputação do fornecedor na internet. Assim, você garante que contratará empresas que entregarão qualidade ao seu evento de fim de ano. 

9. Distribua convites 

Faça convites personalizados para cada colaborador, usando o tema da festa a seu favor e uma linguagem que faça sentido para seu negócio. Assim, você fará cada um se sentir especial e já criará expectativa para o evento.  

No convite, é importante citar a data, o horário, o local e o dresscode da festa. Assim, você se certifica de que todos estarão alinhados em relação às informações fundamentais da festa de fim de ano. 

10. Faça uma premiação 

Use a festa como uma oportunidade para premiar e reconhecer os talentos do seu negócio. Isso pode acontecer por meio de presentes especiais ou de troféus.  

Na hora de fazer a premiação, envolva a equipe na decisão. Ser democrático é uma maneira de deixar evidente como a avaliação dos ganhadores está acontecendo. Além disso, você evita rumores sobre favoritismo. 

A premiação é uma ótima maneira de valorizar os colaboradores e de engajá-los. Dessa forma, você demonstra o valor das pessoas para sua empresa. 

11. Dê brindes e presentes 

O fim de ano é conhecido como uma época de trocas, de demonstrações de afeto e de carinho. Muitas vezes, a maneira encontrada pelas pessoas para fazer isso são os presentes. 

Por isso, ceder brindes e lembrancinhas na festa de fim de ano da sua empresa é uma maneira de tornar palpável seu sentimento de gratidão em relação aos colaboradores. Escolha um item (ou mais) que demonstre o posicionamento do seu negócio e que, ao mesmo tempo, agrade o funcionário. 

Camisetas, squeezes e kit escritório são boas ideias. Para entrar no clima de final de ano, é possível também dar champanhe, panetones recheados e um cartão personalizado. 

Escolher um brinde para festa de fim de ano na empresa que seja atrativo é mais uma maneira de deixar seu colaborador contente por ser parte da sua empresa. 

12. Pense em dinâmicas 

Criar dinâmicas e atividades durante a festa é uma maneira de unir a equipe e criar um momento de diversão conjunto. Elas podem ser mais divertidas ou mais emocionais. Tudo depende do tom que você quer dar para o evento. 

As dinâmicas para festa de fim de ano na empresa com tom de brincadeira podem ser gincanas, campeonatos de video game, partidas de truco, entre outras. Já as atividades emocionais são aquelas compostas por lembranças, como uma roda na qual cada pessoa relembra o momento ao qual é mais grato no ano. 

13. Conte com uma atração especial 

Imagine a surpresa para o colaborador se, em algum momento da festa, uma atração especial for inserida na festa de fim de ano. Ela pode ser o brinde, o show de uma banda, uma torre de chope e por aí vai. 

A ideia é escolher de acordo com o perfil dos seus colaboradores. Tente mapear o gosto deles para encantá-los com a surpresa. 

14. Estabeleça metas 

É importante que o time de RH, em conjunto com a área de endomarketing e de eventos, estabeleça metas de engajamento e de participação. Dessa forma, você possui um parâmetro para avaliar o sucesso do evento. 

Às vezes, as festas não são as ações de engajamento que funcionam no seu negócio. Ao perceber isso, você pode variar as ideias. 

Agora que você já sabe como organizar uma festa de fim de ano empresarial, é hora de começar a estruturar a sua e surpreender seus colaboradores! 

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