Final de mês em instituições públicas é sinônimo de rotina intensa, e algumas missões, como facilitar o fechamento de folha, exigem planejamento, precisão e agilidade.
Nessa etapa, o RH lida com cálculos, conferências, aplicação de descontos e gestão de consignados, equilibrando a folha com as regras legais e as particularidades de cada servidor.
Mas, você sabe quais são os principais descontos na folha de pagamento, como eles são calculados e por que erros nesse processo podem gerar transtornos graves para a instituição e para o servidor? Continue lendo, vamos falar sobre isso nesse artigo!
Os descontos em folha são regulamentados por leis específicas, como a Lei Nº 10.820/2003, que trata da autorização para desconto de prestações na folha de pagamento. Essa legislação define que os descontos não podem ultrapassar 35% da remuneração do servidor. Dentro desse limite, 5% são reservados exclusivamente para amortização de despesas com cartão de crédito.
A prática de realizar descontos diretos na folha é comum e visa garantir maior segurança no cumprimento de obrigações, facilitando a relação entre servidores, instituições financeiras e o próprio RH. Também permite organização e previsão financeira para todas as partes envolvidas.
No contexto do setor público, respeitar os limites de desconto é ainda mais importante, pois envolve o cumprimento de legislação específica e a responsabilidade de manter a integridade da remuneração do servidor.
Os descontos presentes no fechamento de folha de pagamento se dividem como obrigatórios e não obrigatórios. São eles:
INSS – é uma sigla para Instituto Nacional da Seguridade Social e refere-se à contribuição previdenciária que é descontada mensalmente do trabalhador de acordo com sua faixa salarial, podendo variar de 8% a 11% sobre seu salário bruto. Nesse caso é importante consultar valores da tabela vigente, visto que ela pode sofrer alterações no decorrer do tempo.
Imposto de Renda Retido na Fonte – após subtrair INSS e dependentes legais (o valor de cada dependente é de R$ 189,59), é feito o desconto do IRRF conforme a tabela vigente. Desde maio de 2023, os descontos seguem as faixas atualizadas: isenção para salários até R$ 2.112,00; alíquotas de 7,5% a partir de R$ 2.112,01, 15% acima de R$ 2.826,66, 22,5% acima de R$ 3.751,06 e 27,5% para salários acima de R$ 4.664,68.
FGTS – O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço também deve constar na folha de pagamento e, diferente dos outros descontos obrigatórios, é pago pelo empregador e não pelo empregado. Ele tem como base o salário bruto do colaborador e o valor a ser depositado varia de 7,5% a 27,5%.
São os descontos autorizados no salário pelo empregado. Possuem uma limitação máxima de 70% do salário base.
Contribuição Sindical – desconto previsto na CLT do artigo 578 a 591, é recolhido compulsoriamente pelo trabalhador e empregador todo mês de janeiro e equivale ao valor de um dia de trabalho normal.
Faltas e atrasos – o artigo 58 da CLT prevê uma tolerância diária entre 5 e 10 minutos para os casos de atraso e o empregador pode descontar do empregado o todas as faltas não justificadas ou atrasos que ultrapassarem o limite diário.
Plano de Saúde – o desconto do plano de saúde pode variar de cada órgão público. Algumas instituições descontam a cobertura do plano e nesse caso o funcionário geralmente paga uma parcela menor do que seria o valor total contratado.
Vale Transporte – conforme o artigo 4º da Lei 7.418/1985, o vale transporte é um benefício que o empregador oferece ao trabalhador. Ele é custeado pelo trabalhador com desconto em folha de até 6% de seu salário base e o excedente disso é pago pelo empregador.
Pensão alimentícia – esse tipo de desconto no fechamento de folha depende de determinação judicial.
Convênios com outras empresas – os convênios com outras empresas podem ser variados e podem incluir farmácias, academias, associações, cursos, entre outros. Esse tipo de desconto só ocorre com a autorização do colaborador por escrito.
Empréstimos consignados – Esse tipo de desconto passa a existir quando as empresas possuem instituições financeiras parceiras com o objetivo de fornecer a seus servidores a possibilidade de um empréstimo com taxas menores do que as praticadas normalmente no mercado. O valor é descontado automaticamente na folha de pagamento e o limite máximo para esse desconto é de 30% do salário líquido do empregado, pode seguir regras que variam em cada instituição e bancos.
O fechamento de folha no setor público envolve mais do que cálculos automáticos. Cada servidor possui regras, vínculos, contratos e descontos diferentes, o que exige atenção total do RH para garantir precisão nos lançamentos.
Mesmo com o uso de sistemas de folha, muitos processos ainda são realizados manualmente — especialmente quando se trata de descontos variáveis, como os empréstimos consignados, que mudam de um mês para o outro.
Essas variações constantes aumentam a chance de erro e tornam o fechamento de folha mais trabalhoso, exigindo cruzamento de informações, revisões e conferência com dados de terceiros, como bancos conveniados.
A margem consignável está relacionada às chamadas consignações voluntárias — descontos que só podem ser realizados com autorização expressa do servidor público, como empréstimos consignados, convênios e benefícios adicionais.
De acordo com a lei, os valores descontados no modelo de consignação voluntária não podem ultrapassar 40% da remuneração disponível, com descontos obrigatórios já inclusos.
Na prática, cada instituição pública pode adotar regras internas distintas para empréstimos consignados: prazos, exigência de tempo de serviço, número máximo de contratos e convênios com diferentes bancos. O desafio é que esses acordos variam bastante e se atualizam com frequência, tornando a gestão da margem uma tarefa delicada, especialmente no fechamento de folha.
A lei define um limite máximo a ser descontado em folha referente a margem consignável. No entanto, como cada instituição pública pode adotar regras internas diferentes — como tempo mínimo de serviço ou limite de contratos ativos — o valor real disponível sempre precisa ser analisado caso a caso.
Sendo assim, sempre que um servidor deseja obter um empréstimo consignado, ele precisa primeiro saber qual margem possui. Isso define o valor máximo de parcela que pode aparecer em sua folha de pagamento. Em muitos casos, ele recorre ao setor de RH ou diretamente ao banco, que nem sempre tem acesso à informação atualizada, dependendo novamente do RH.
Há ainda alguns casos em que o servidor precisa levar ao banco seus últimos holerites para validar a informação sobre seu salário e a margem que possui.
Normalmente, quando a solicitação chega, cabe ao RH verificar os descontos já existentes na folha do servidor, identificar se há outros empréstimos consignados ativos, e calcular se ainda há margem disponível dentro do percentual permitido por lei.
Só então o valor máximo de parcela é definido, o que influencia diretamente no fechamento de folha do mês.
Não há um padrão entre instituições públicas para comunicar essa informação. Algumas emitem um documento impresso (a chamada Carta Margem), outras enviam por e-mail ou informam verbalmente — o que nem sempre é seguro ou confiável.
Esse cenário gera incertezas também para os bancos, que muitas vezes não têm visibilidade da real margem disponível e dependem de confirmações manuais por parte do RH.
Quando o servidor consegue finalmente solicitar o empréstimo consignado no banco, o RH confirma que o servidor cumpre todos os critérios da política da instituição: tempo de serviço, tipo de vínculo, quantidade de contratos ativos e valor total comprometido. Somente após essa checagem o contrato é liberado ou recusado.
Ao longo do mês, os servidores públicos buscam o RH para consultar sua margem consignável e firmar novos contratos com bancos conveniados. Enquanto alguns contratos são aprovados, outros são quitados, renegociados ou cancelados — sem contar os casos de exoneração, afastamentos ou encerramento de vínculo, que afetam diretamente o que pode ou não ser descontado em folha.
Quando chega o momento de fechar a folha de pagamento, o RH precisa cruzar os descontos obrigatórios com os valores referentes aos empréstimos consignados. Para isso, recebe dos bancos o Arquivo Retorno, que traz a relação de descontos previstos para cada servidor. A partir daí, começa a conferência manual com os registros internos para validar o que realmente pode ser descontado naquele mês.
Essa checagem exige atenção: o servidor está ativo? Está de férias, afastado ou exonerado? Tem margem disponível? Todos esses fatores devem ser considerados para garantir que os valores repassados aos bancos estejam corretos e de acordo com a legislação.
Mesmo após essa verificação, ainda é necessário fazer a conciliação dos dados. O RH compara o que o banco espera receber com o que realmente será pago. Isso é feito manualmente em muitas instituições, geralmente com apoio de planilhas, o que torna o processo moroso e sujeito a erros.
E, no mês seguinte, tudo recomeça: liberação de margem, novos contratos, ajustes, afastamentos e a comunicação entre RH, bancos e servidores, muitas vezes feita por e-mail ou canais não padronizados.
A boa notícia é que sim: é possível facilitar o fechamento de folha e reduzir o tempo gasto nesse processo. Mesmo em instituições públicas com grande volume de servidores, existem soluções que tornam essa etapa mais simples e eficiente.
No entanto, o que muitos ainda não sabem é que é possível automatizar os descontos consignáveis por meio de sistemas especializados, integrando as regras da instituição às movimentações feitas com os bancos.
A automação reduz falhas, elimina controles manuais e dá mais segurança jurídica ao setor de RH, especialmente nos casos que envolvem margem consignável.
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Soluções específicas, como um software para o setor público, conseguem automatizar o ciclo completo da consignação: desde a liberação de margem, passando pela autorização do contrato, até o desconto em folha e a conciliação final com os bancos.
Esses sistemas são conectados tanto ao RH quanto às instituições financeiras, permitindo que as informações de novos contratos, quitações e refinanciamentos sejam atualizadas em tempo real, sem depender de trocas manuais.
Pronto! Resumindo, um processo que pode levar dias para o RH no fechamento de folha aqui se torna simples e pode ser executado em 5 minutos.
Hoje, nem todas as instituições públicas conhecem soluções como essa. Mas elas já existem — e são compatíveis com os principais sistemas de folha utilizados no Brasil.
Uma dessas ferramentas é o Consignet, um software já integrado a mais de 20 sistemas de folha e utilizado por diversos órgãos públicos em todo o país. Eke automatiza a gestão dos consignados e demais descontos em folha, otimizando o tempo do RH e facilitando a vida dos servidores.
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