Tudo sobre Gestão de Benefícios e como otimizá-la

A Gestão de Benefícios é uma tarefa muito presente na rotina dos profissionais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Porém, é de se concordar que é uma tarefa desafiadora, que demanda muito tempo e atenção dos profissionais envolvidos. Afinal, a responsabilidade é grande: ninguém quer errar na folha de pagamento do outro.

Sendo esses setores os responsáveis pelo bem-estar do colaborador na empresa, os benefícios são de extrema importância na hora de reter bons talentos na equipe. Um dos fatores que colabora para isso é a situação financeira do brasileiro, que é de se preocupar.

Segundo um levantamento da “Employee Wellness Survey 2018”, 47% dos entrevistados apresentam sintomas de estresse por problemas financeiros, sendo que 25% deles alegam sofrer distrações no trabalho por essa razão.

Se levarmos em consideração que 43% desses profissionais gastam, no mínimo, três horas do expediente refletindo e tentando solucionar questões relativas às finanças pessoais, isso é ainda mais preocupante para os gestores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Com esse cenário, o foco nas tarefas diminui, as preocupações tomam conta da concentração e os resultados se tornam insatisfatórios.

As empresas possuem papel fundamental diante desses três pilares e são capazes de promover o bem-estar financeiros de seus colaboradores, melhorando, assim, a rotina de trabalho de toda a sua estrutura.

Com base no “Estudo de Tendências de Benefícios para Funcionários”, da MetLife, uma das maneiras mais diretas para garantir aos funcionários a percepção de que a empresa está preocupada com seu bem-estar financeiro é o pacote de benefícios.

Esse é o lado do colaborador, e a razão dos benefícios serem tão importantes para as empresas. Fizemos essa introdução para reforçar a necessidade de sempre procurar entender as necessidades do colaborador, e oferecer benefícios que atendam e contribuam para uma melhor saúde financeira. Pois, como vimos na pesquisa da Employee Wellness, isso tudo reflete nos resultados alcançados, na produção de cada colaborador no dia a dia.

Mas e o lado do RH e DP? O que representa a Gestão de Benefícios para eles?

Bom, para quem organiza e de fato faz a gestão de benefícios, infelizmente a realidade é de um trabalho moroso. Conferir todas as folhas demora, cada benefício requer um cuidado diferente. Muitas vezes é preciso ligar para o convênio e tirar dúvidas, entre outras pausas que vão tornando tudo uma verdadeira bola de neve.

Nosso artigo é voltado para você, profissional de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal, que deseja entender o máximo que puder sobre Gestão de Benefícios. E o principal: como facilitar essa etapa da rotina!

Para isso, vamos desde o início:

O que é Gestão de Benefícios?

A Gestão de Benefícios é o conjunto de todas as atividades de administração dos benefícios, ou seja, o planejamento e distribuição das vantagens que a empresa oferece aos colaboradores. Ela vai desde a escolha dos benefícios, até o momento em que os funcionários realmente os recebem.

Não fazer a gestão de benefícios pode trazer prejuízos para a empresa e para os colaboradores. A empresa perde o investimento e deixa de ser valorosa aos olhos dos profissionais. E os colaboradores, como já vimos acima, ficam desmotivados e reduzem a produtividade.

Estruturar sua gestão de benefícios é um passo essencial para ter um clima organizacional positivo, e garante que os colaboradores alcancem seus objetivos profissionais e pessoais. É um estímulo para que permaneçam em suas funções e agreguem mais valor para a empresa.

O investimento em benefícios para além dos exigidos pela legislação é uma das melhores propagandas para a empresa. Nada melhor do que os próprios colaboradores atestando que a empresa é sólida, confiável e respeitável.

Quer saber mais sobre isso? Leia nosso artigo sobre Gestão de Benefícios e aumento na produtividade.

Quais são os benefícios?

Para que a gestão de benefícios nas empresas engaje os profissionais, é necessário que o gestor ofereça incentivos condizentes com as respectivas necessidades, identificando os pontos mais valorizados pelos funcionários e que acompanhe o que a cultura da companhia deseja proporcionar aos colaboradores.

Quer uma leitura complementar? Veja o artigo Gestão de Benefícios e Bem-Estar Financeiro do Colaborador.

Sendo assim, nada melhor do que ouvir o que eles têm a dizer sobre o assunto: faça pesquisas internas. Os resultados coletados poderão ser um guia para que o RH entenda os desejos dos colaboradores e saiba quais benefícios são os mais valorizados.

Antes de fazer qualquer promessa ou divulgação de um novo benefício, é importante analisar se a empresa consegue fazer esse investimento a longo prazo. É preciso saber se eles poderão ser colocados em prática devido a questões orçamentárias.

Estratégias para uma Gestão de Benefícios eficiente:

– Crie uma política clara e que esteja disponível para sanar dúvidas: é importante deixar transparente, desde o processo de recrutamento de novos talentos, quais são os benefícios, as políticas de uso e os valores envolvidos na relação. Por exemplo: o plano de saúde é pago integralmente ou o colaborador precisa contribuir também? Em quais horários o funcionário pode usar a sala de descanso?

 

– Utilize ferramentas de gestão: aposte em um sistema informatizado de gerenciamento dos benefícios oferecidos aos colaboradores. Sem isso, o administrador pode não atualizar informações necessárias ou mesmo perder dados importantes com o passar do tempo.

 

– Flexibilidade de benefícios: pensando na diversidade de perfis de uma organização, pense em oferecer os benefícios que estejam de acordo com as necessidades dos profissionais.

 

 Quais são os benefícios corporativos de bem-estar financeiro?

A política de benefícios de uma empresa não é criada a partir do zero. Alguns são obrigatórios – de acordo com as leis trabalhistas – e outros são facultativos, ou seja, devem seguir a política interna da organização, que tem a liberdade para escolher o que será oferecido aos funcionários.

Muitos processos e regras seguidos pelo RH existem por causa das leis trabalhistas. Por isso, é essencial que os profissionais da área saibam quais são os benefícios obrigatórios pela CLT. Há ainda os determinados pela Convenção Coletiva de Trabalho, que prevê um acordo entre sindicatos de empregadores e empregados para o estabelecimento de regras nas relações de trabalho, essas que variam de sindicato para sindicato.

 

Entre os benefícios obrigatórios por lei estão:

 

– Vale-transporte: nos casos em que o colaborador precisa se deslocar de casa para o trabalho utilizando transporte público — e vice-versa —, ele deve receber o benefício. Até 6% do valor pode ser descontado do salário. Se o funcionário mora perto do trabalho ou escolhe fazer o deslocamento de carro ou de carona, não é necessário oferecer o benefício;

–  Férias remuneradas: a cada 12 meses corridos de trabalho, o funcionário contratado via CLT tem direito a 30 dias de férias remuneradas;

– FGTS: o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é uma contribuição obrigatória paga pelo empregador. O valor mensal a ser pago equivale a 8% do salário para os trabalhadores formais e a 2% do salário para os jovens aprendizes;

– 13º salário: garante um salário extra proporcional ao número de meses trabalhados durante o ano vigente.

Pensando na gestão de benefícios e, a partir do momento que as organizações entendem as demandas e necessidades de seu público interno, ela pode pensar em benefícios adicionais que mesclem cuidados com a saúde, flexibilidade, educação, cultura, lazer e programas de educação financeira.

Benefícios que visam o bem-estar financeiro: 

Vale-alimentação ou Refeição: Um levantamento realizado em todo o Brasil, durante maio e junho de 2019, pelo Núcleo de Estudos Sodexo, criado pela Sodexo Benefícios e Incentivos, mostrou que mais de 40% dos profissionais teriam que se readequar financeiramente caso não recebessem o benefício, reduzindo, para compensar, principalmente, os gastos com lazer (44,3%) e contratação de serviços (37,3%).  Já 18,1% dos trabalhadores afirmam que não teriam condições de fornecer uma boa alimentação para a família, 16,4% não teriam dinheiro para fazer uma refeição e 8,66% teriam que fazer uma alimentação menos saudável ao optar por alimentos mais baratos.

 

Previdência Privada: o benefício é visto como forma de criar um maior conforto financeiro na aposentadoria.  Este aporte pode ser feito por meio de uma contribuição conjunta, entre a empresa e o colaborador. Por exemplo: se o colaborador contribui com 5% do seu salário, a empresa contribui com o mesmo valor. É um benefício muito amplo e que pode ser trabalhado de várias formas. O valor investido pela empresa pode ser fixo, baseado em cargos ou em cima da contribuição do colaborador

 

Financiamento estudantil: diversas empresas apostam no auxílio-educação como um bom atrativo dentro dos benefícios corporativos para diminuir o estresse financeiro e reter talentos. Com esse suporte, se torna mais viável que os colaboradores continuem se aperfeiçoando por meio de cursos, MBA e ensino superior.

 

Auxílio Creche: trata-se de um reembolsom, um valor pré estabelecido que a empresa repassa para as colaboradoras mães (algumas empresas usam também para os pais que detém a guarda dos filhos) mediante negociação coletiva.

Empréstimo Consignado: Essa modalidade de crédito possibilita que o colaborador tenha acesso a uma linha de crédito de forma rápida e desburocratizada, com juros significativamente menores que os aplicados no mercado, podendo ele utilizar o valor emprestado para as mais diversas finalidades, desde quitar uma dívida até financiar um veículo. Segundo dados do Banco Central, a concessão de crédito consignado para colaboradores do setor privado, saltou de R$ 716 mi para R$ 1,3 bi quando comparamos os meses de novembro de 2015 e 2019, representando um crescimento aproximado de 82%. Vale lembrar também que o crédito consignado possui taxas de juros bem menores que o crédito pessoal. Enquanto a taxa média de juros para o consignado gira em torno de 35% a.a. outras modalidades de crédito como o pessoal, podem passar de 200% a.a.

Leia mais sobre o consignado como benefício.

Mais também é importante considerar, para um bom pacote de benefícios em sua empresa, os conhecidos Benefícios de Saúde, ou ir além e adotar os chamados Benefícios Inovadores. Listamos alguns que se encaixam nessas categorias :

Benefícios de Saúde e Benefícios Inovadores

1. Plano de saúde e Plano Odontológico: como já dissemos anteriormente, essa modalidade pode ser um benefício integral ou com a chamada coparticipação, em que o colaborador arca com parte do custo;
2. Seguro de vida: o nome já diz tudo, mas esse benefício pode ser considerado nos padrões diferenciados, em que o seguro cobre casos de morte e invalidez por acidente de trabalho, ou até os mais complexos, em casos de doenças graves, por exemplo;
3. Horário Flexível: cada vez mais as empresas lançam mão de horários mais flexíveis para atrair e reter colaboradores. Esse tem sido um benefício importante para a avaliação de produtividade do colaborador, por exemplo, que pode escolher trabalhar nos horários em que se sente mais útil e focado nas entregas;
4. Dress Code Diferenciado: empresas modernas ou que atuem em negócios específicos adotam também como benefício a liberação para o Dress Code, que nada mais é do que um acordo para que o colaborador possa se vestir conforme o seu estilo, isso com as regras e limites pré-estabelecidos pela própria empresa, claro;
5. Vale Cultura: o vale cultura se enquadra nos benefícios inovadores, pois geralmente demonstra o interesse da empresa para que seus colaboradores sejam apreciadores de atividades culturais.
6. Parcerias com Academias: este benefício é ótimo para empresas que querem cuidar do corpo e mente do colaborador. Ter parcerias com academias e demais prestadoras de serviços voltados ao esporte e atividades físicas mostra o cuidado e atenção com a saúde preventiva, além de ser importante para a redução dos índices de afastamento por motivo de saúde.
7. Day Off: quem não gostaria de passar o dia do aniversário livre para comemorar como bem entender? O Day Off é um benefício interessante para as empresas que prezam por esse momento tão individual do colaborador.

Agora que você conhece essa lista vasta de benefícios, e estratégias de como escolhê-los, vamos para uma parte muito importante do artigo: como otimizar sua Gestão de Benefícios. Afinal, como tornar essa gestão mais rápida sem riscos de errar?

Formas de otimizar a Gestão de Benefícios

Existem algumas maneiras de agilizar esse processo, tornando a atividade menos complexa e trabalhosa. 

Algumas empresas optam por terceirizar a folha de pagamento, principalmente quando o quadro de colaboradores é alto. 

O que a maioria ainda não sabe é que é possível automatizar os descontos, principalmente os que impactam na margem consignável por meio de sistemas. 

Como um software ajuda na gestão dos consignados? 

Existem softwares que ajudam desde a liberação de margem até o próprio desconto em folha. Eles conseguem automatizar todo esse processo porque também é usado pelos bancos, então toda informação de novos consignados, quitações, refinanciamentos são lançados pelo próprio banco na plataforma 

A ferramenta elimina as dependências de informação, tanto de RH, DP, banco e o próprio colaborador. Dá mais autonomia em toda essa cadeia. 

Margem – o sistema é integrado com sistema de folha, então, a margem não precisa ser calculada pois já segue as politicas e regras definidas em cada empresa.  Isso se torna seguro também para os bancos conveniados pois eles têm menos riscos de fornecer empréstimos acima da margem. 

Consulta da Margem – o colaborador não precisa mais procurar o RH, DP, ou banco para saber o valor de sua margem, ele pode simplesmente acessar um portal e saber isso. 

Novos contratos – como o sistema é parametrizado com todas as regras da empresa para liberação de consignados, o RH ou DP não precisa mais conferir se atende ou não sua política. Algumas empresas não abrem mão desse recurso, mas isso também é possível.

Desconto na folha – ocorre apenas download e upload de arquivo e o próprio sistema se encarrega de definir o que será ou não descontado. 

Conciliação – Não precisa mais verificar manualmente, o sistema verifica e aponta as divergências (caso existam). Algumas empresas chegam a investir 2 ou 3 dias nessa missão, com o sistema isso pode ser feito em 5 minutos! 

 

Pronto! Resumindo, um processo que pode levar dias para o RH e o DP no fechamento de folha aqui se torna simples e pode ser executado em 5 minutos.  

 

Quais são os benefícios de um sistema para o RH? 

• Processos padronizados e sem erro; 
• Menos interrupções no dia a dia por causa de consignados, margens e descontos; 
• Margens definidas de acordo com todas as regras e sem depender de cálculo ou analises manuais;
• Risco zero de empréstimos maiores que as margens e desrespeitando a Lei;
  
• Independência de retorno dos bancos;
• Economia de tempo na gestão dos consignados;
  
• Controle de outros descontos como: Plano de Saúde, Odontologia, convênios com lojas, farmácias e outros controlados em um único local;
• Informações atualizadas em tempo real e de forma automática  

 

Quais são os benefícios para o Colaborador 

• Margem sempre atualizada;
• Acesso à margem sem dependência do RH, DP ou do banco;
• Consulta de margem e simulação de novos empréstimos via online, pelo site ou app;
  
• Clareza nas informações sobre descontos sem depender do RH ou DP;
• Benefícios para o banco;
• Mais segurança sobre as margens e situação funcional;
• Economia de tempo na gestão de novos contratos;
• Processo padronizado, seguro e mais eficiente.

Conclusão

Aqui você ficou sabendo sobre a importância da Gestão de Benefícios, como ela é feita e como pode ser melhorada. Trouxemos a lista de benefícios, sua importância para os colaboradores e dicas de estratégia para montar a cesta ideal.

Além disso, esclarecemos sobre a possibilidade de usar um sistema, um software de Gestão de Benefícios para transformar essa atividade em algo mais prático, rápido e livre de erros.

Um software que faz essa gestão é o Consignet, que desde 2005 oferece segurança, praticidade e confiabilidade
na Gestão da Margem Consignável e Gestão de Benefícios, para empresas do setor público e privado.

Quer saber mais sobre como automatizar sua gestão de benefícios com um software?

Converse com a equipe Consignet e agilize sua rotina de RH e DP